職務経歴書の注意点・注意事項

職務経歴書の注意点・注意事項

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職務経歴書の注意点・注意事項

人事担当者の立場になって!注意すべき3つの項目とは?

職務経歴書を作成する際の注意点や注意事項についてご紹介していきます。

@履歴書と似ている職務経歴書では意味がない

最も注意して欲しい点は、履歴書の内容と職務経歴書の内容が似たようなものにならないという点です。

職務経歴書の中には、履歴書にある項目と同じものが用意されていることも多いですが、くれぐれも履歴書の内容をそのままコピーすることだけは避けてください。

これをやってしまうと、人事担当者は「手抜きの職務経歴書」という悪い印象を持ってしまいます。

応募書類の中でも重要な職務経歴書を手抜きで書いてしまうということは、真剣に入社したい気持ちがない・・・という不信感につながってしまいます。

1つの小さなミスが不採用へとつながってしまうので十分に注意して欲しい事項です。履歴書はあくまでも、目次や概要の意味合いでしかありません。

だから、履歴書には書く欄も文字数も狭く少ないのです。履歴書の目次や概要で伝えたことを、もっと詳細にアピールするのが職務経歴書です。そう考えれば、同じ項目だからといって、同じ内容の文章が記載されているというのは、おかしな話なのです。

書き方のコツは、履歴書からではなく、職務経歴書から先に書くことです。職務経歴書から先に書けば、それを要約すれば履歴書の内容になるからです。実際にこのような順序で書いて、見事、書類選考を突破している方も多いのです。

もう1つの注意点は、履歴書に無理してアピールポイントやセールスポイントを書かないという点です。履歴書にも書こうと思えば書けますが、読みにくいし見た目も悪くなってしまいます。書くボリュームが多くなるなら、「詳細は職務経歴書に記載」と履歴書に書くのも賢明な手段です。


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A面接での質問を想定して職務経歴書を作成する

職務経歴書を作成する時は、必ず、面接での質問を想定しましょう。最終的には面接試験に合格しないと正式な採用を手にすることはできません。書類選考を突破しないと話になりませんが、採用を確実に手にするためには、その先の面接試験のことも考えて応募書類を作成する必要があるのです。

面接試験では職務経歴書をもとに、様々な質問をされます。職務経歴書の内容から、どのような深い質問をされても即答できるように何度も模擬面接を体験しておきましょう。模擬面接の練習を繰り返し行うことで、本番での緊張を和らげることもできます。

面接官によっては答えに迷ってしまうような意地悪な質問をしてくる場合もあります。そのようなイレギュラーな質問に動揺せずに、しっかりと回答できるように、あらゆる可能性を想定しておきましょう。自分で面接官の役をやるのは難しいし、質問を予測するのも限界があります。

そんな時は、既に社会人の先輩、知り合い、親戚、など、どのような人でも良いので、面接官の役と、質問の予測を手伝ってもらいましょう。お願いする相手は、できれば現役の社会人、いなければ、社会人経験があり、面接試験を受けたことがある人に限定してください。

社会人経験のない家族や友達にお願いをしても、あまり効果はありません。社会人として面接試験を受けた経験があるから、面接官の役を徹底することができるし、イレギュラーな質問を予測することも可能となるのです。どうしてもお願いする相手が見つからない場合は、卒業した学校の先生に相談するのも1つの手段です。


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B郵送、送信する際の注意事項

職務経歴書を郵送、またはメールで送信する際の注意事項をご説明させていただきます。1番大切なことは、郵送の場合は添え状、メールの場合は、挨拶文をつけることです。これは社会人としてもビジネスマナーとしても常識ですが、意外にも、できていない方が多いのです。

新卒ならまだしも、社会人経験のある第二新卒や中途採用の場合は、添え状や挨拶文がないと大きく減点されてしまう可能性があります。応募書類の中身が魅力的でも、初歩的なマナーや礼儀を忘れてしまうことで、採用の可能性を台無しにしてしまうのです。

添え状を作成する時も、挨拶文を作成する時も、必ず、セールスポイントやアピールポイントとなるキーワードを盛り込んでおきましょう。そうすることで、人事担当者の期待感を高め、応募書類を最後まで読んでくれる確率も高くなります。

添え状や挨拶文は、映画で言えば予告編です。予告編が面白そうで魅力的で期待できる仕上がりだと、お金を払ってでも本編を観たくなりますよね?転職試験でも同じことが言えます。添え状や挨拶文の予告編に力を入れれば、本編の履歴書や職務経歴書を見たくなるのです。

そして、期待通りなら「大金を投資してでも採用したい!一緒に働いてみたい!」と思わせることができるのです。

C郵送する際の封筒の選び方と注意事項

封筒を選ぶ時も注意が必要です。封筒の色は茶色を選んでしまう人も多いですが、正式な重要書類を入れるビジネス用の封筒の色は白が常識です。必ず、白の封筒を選びましょう。次に封筒のサイズです。封筒のサイズはピッタリよりも大きめのものを選びましょう。

中に入れる応募書類が折れたり曲がったりしないように、ゆったりサイズを選ぶのです。大きめの封筒は定形外の郵送料金がかかってしまうので、切手が足りなくなるなどの致命的なミスがないように注意しましょう。

万全を期すなら、郵便局に持っているのがベストです。これなら郵便料金が足りなくて応募先企業に届かない・・・なんてミスがなくなりますからね。封筒へ会社名や住所を書く際は、絶対に略したりしてはなりません。株式会社を鰍ニ略したり、都道府県名を省略するのは厳禁です。

そんな小さなことで減点されないようにしましょう。住所の番地を書くときも「1−12−15」などと書かず「一丁目十二番地十五号」と書きましょう。社名を書くときは中心に他の字よりも大きめに書きましょう。部署宛なら「●●御中」担当者宛なら「●●様」を使いましょう。

封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で書きましょう。裏には自分の氏名と住所を書き、封をする部分には密封印「×」を入れましょう。

封筒に書類を入れる順番は、1、添え状。2、履歴書。3、職務経歴書。となります。郵送中に応募書類が曲がったり汚れたりしてしまう危険性もあるので、新品の挟み込めるタイプのクリアファイルにすべての応募書類を入れておくと良いでしょう。

最後に、応募書類を郵送する前の最終チェックをしましょう。下記の項目をすべてチェックし、何も問題がなければ郵送しましょう。

1、 誤字脱字、表現方法がおかしな部分、矛盾している部分はないか?

2、 履歴書、職務経歴書の項目で空欄はないか?

3、 押印は薄くなっていないか?曲がっていないか?他の部分にインクがついていないか?

4、 写真の裏に名前を書いたか?写真は曲がっていないか?サイズは妥当か?

5、 すべての応募書類に日付がついているか?日付が同一日になっているか?

6、 封筒の表と裏の宛名や住所に間違いはないか?省略や略語をつかっていないか?

職務経歴書を作成する時は人事担当者の視点に立ってみましょう。そうすることで、それまでは気づけなかった「職務経歴書の欠点」に気付くことができるのです。

自分が作成した書類は誰だって自信を持って提出するのですから、どうしても自己評価は甘くなってしまうのです。

甘い自己評価で仕上げた職務経歴書ほど危険なものはありません。なぜなら、人事担当者からすればレベルの低い書類だと悪い評価をされてしまう可能性が高いからです。

要するに、「独りよがりの職務経歴書」にならないよう注意すれば良いということです。

独りよがりの職務経歴書にならないためには、応募者としての立場ではなく、自分が人事担当者になったつもりで作成した職務経歴書の欠点を見つけることが重要です。

応募者にありがちな特に注意すべき3つの項目をまとめてみました。

読みやすいか?

もっとも基本的なことですが、もっとも重視すべき点でもあります。応募書類は人事担当者に読んでいただく正式な書類です。

「誤字脱字、読みにくい表現、用紙に汚れやシワがある、内容が薄いのにやたらと長い・・・」なんて初歩的なミスで大きく減点されないように注意しましょう。もっとも基本的なことができていない応募者が意外にも多いようです。

当たり前のことですが、誤字脱字などを見落とさないように最低でも2回は読み直すようにしましょう。また、自分では読みやすくて分りやすい文章だと思っていても、他の人に見せたら「これってどういう意味?」なんてことになるケースも少なくないので、提出する前に家族や友達や先輩に見てもらうようにしましょう。

できれば、学校の先生や転職エージェントのキャリアアドバイザーに添削してもらうのが1番です。登録や面接など面倒ですが、転職エージェントを利用する価値は十分にあると思います。

専門用語を使っているか?

「専門用語は使えば使うほど優秀な人材だと思ってもらえる!?」という大きな勘違いをしている応募者が多いみたいです。実は、専門用語は一般的に広く使われている知名度の高い言葉以外は使わないに越したことが無いのです。

なぜなら、1つの専門用語をとってみても、「企業によっては同じ意味で別の呼び方をする」なんてケースはいくらでもあるからです。

つまり、前の会社で誰もが知っている専門用語でも、応募する会社では全く意味が通じない言葉だったりするということです。他の業界の人が読んでも理解できるような分りやすい言葉で職務経歴書を作成しましょう。

求められている内容と合致しているか?

よく失敗してしまうケースで多いのは「求められている内容とは別の見当違いの職務経歴書」を提出してしまうという例です。書類選考で求められる内容は企業によって異なります。

まずは、応募する前に徹底的に応募する企業の情報を集めて、どのような職務経歴書を書けば高い評価が得られるのか?しっかりと時間をかけて検討してみましょう。

ほとんどの場合、求められる内容は「何ができるのか?つまり、即戦力となれる人材なのか?仕事に対するモチベーションは?テクニカルスキルとヒューマンスキルのバランスはとれているか?」といった点でしょう。

要するに、人事担当者が「知りたい!」と思っていることを先回りして職務経歴書で上手に伝えることができれば、書類選考に合格するなんて実は簡単なのです。

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