職務経歴書の書き方【事務職の場合】見本付き・無料ダウンロード

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職務経歴書の書き方【事務職の場合】見本付き・無料ダウンロード

職務経歴書の書き方【事務職の場合】

事務職の方が転職をする際に1番注意しなければいけない点は、自分のキャリアを軽視しないという点です。

どうしても事務職の方は「自分のキャリアなんて何の評価にも値しない・・・」と勝手に思い込んでしまうのです。そのように思ってしまう時点で、採用を自ら手放してしまう事になるのです。

どんなにアピールできるキャリアを持っていても、採用されたい!という強い気持ちと自分に対する自信がなければ、良い結果を出すことはできないのです。

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自分がやってきた仕事に自信を持つ!

まずは、ここから全てが始まります。「事務職はどこでもやる事は一緒だし、差別化を図る事ができない・・・」なんてネガティブな事を考えていてはダメです。

そんな事ではいつになっても採用を掴むことはできません。職種に関係なく、すべての仕事は、自分のやり方次第で差別化を図ることができるのです。自分だけのオリジナリティの高い魅力的な職務経歴書に仕上げるためには、自分が仕事においてどのような努力をしてきたのか?その一点に尽きるのです。

例えば、1つのプロジェクトにおいて、自分がどのような立場でどのような意識をもって提案、企画、改善策を打ち出すことができたのか?補佐的な役割でも、どのような形で貢献することができたのか?それを具体的なエピソードで伝えれば良いのです。

それこそが事務職における効果的な実績となるからです。仕事に対する情熱、やる気、信念などもヒューマンスキルとして高く評価してもらえるので積極的に盛り込んでいきましょう。


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ヒューマンスキルで加点!

事務職のスキルもさることながら、面接ではヒューマンスキルを重視されるケースがほとんどです。ヒューマンスキルの中でも重視して欲しいのが、コミュニケーション能力や仕事に対する責任感です。

この2つを過去の具体的なエピソードを使って上手に伝えることができれば、かなり高い加点をもらうことができます。基本的な事務職のスキルを持ってさえいれば、あとはヒューマンスキルだけで十分に採用のラインまで到達することができてしまうのです。

もう1つ大切な事は、人事担当者が是非とも一緒に仕事をしてみたい!と思わせるくらいの人間性をアピールする事です。例えば、過去のエピソードで職場の雰囲気を盛り上げるような活躍をすることができた!などというアピールポイントがあれば、そのように思わせることができるでしょう。

これだけは書いておいて欲しい項目

事務職の転職をするなら、職務経歴書にこれだけは書いておいて欲しい!と思う項目をまとめてみました。これだけは絶対に外さないようにしましょう!まず、1つ目は、会社概要です。会社概要を書く時は、業務内容はもちろんの事、資本金や従業員の人数まで詳しく書くようにしましょう。

人事担当者がその会社のことをすぐにイメージできるように配慮することが肝心です。また、どの部署に配属されて、どのような仕事をして会社に貢献していたのかも具体的に書きましょう。ここはスタートとして1番重要な内容となるので、じっくりと時間をかけましょう。

2つ目は、実績です。実績も人事担当者が重要視する項目です。手を抜かずに書きましょう。実績を書く時のコツは、自分が1番アピールしたいエピソードから先に書くことです。

また、時系列的にビジネスマンとしての自分の成長を具体的なエピソードで伝えることができれば、かなり高い評価をもらうことができます。入社した1年目と3年目、5年目とでは仕事に対する意識も業務内容もかなり変わってきます。

変わってくるという事はそれだけ自分が成長しているという事です。1年目と3年目、5年目でどのように自分が成長できたのか?そのプロセスも分かりやすく書くことで、良い印象を与えることができるのです。

3つ目は、自己PRです。自己PRで大切な事は、自分がどのような姿勢で仕事と向き合ってきたのかを上手にアピールするという点です。その際、主観的な内容ではなく、上司や顧客から褒められたり、成果を出すことができたりしたというエピソードを加えると真実味を出すことができます。

また、1つの業務に関わる中で、自分が発見した改善点を提案して、それが認められて、具体的な成果を出すことができた!というエピソードがあれば、それこそ高く評価されます。

このように上司から言われた事ではなく、自分で考えた改善点や努力、工夫した点を具体的なエピソードで明示することが効果的です。最後に事務職ならではのアピールポイントは、パソコンのスキルです。

パソコンスキルほど事務職に求められるスキルは他にないのです。将来的には転職をしたいと思っている事務職の方は、在職中からパソコンスキルの向上を中心に自分を磨くことをおすすめします。

企業が求めている人材をしっかりと理解する

事務職ほど求められている人材が分かりにくい職種はありません。なぜなら、事務職と言っても一般事務、人事、総務、秘書、経理、営業事務など様々な種類があるからです。どの事務職で、さらにどのような能力や経験を持っている人材を募集しているのか再確認しておきましょう。

ここが理解できていないと検討外れの職務経歴書に仕上がってしまうので要注意です。どの種類の事務職に転職するにせよ、必ず求められるスキルがあります。それはパソコンスキルです。具体的には、ワード、エクセル、パワーポイントです。

この3つのソフトが使いこなせるだけで、採用担当者からの評価は驚くほど高くなるのです。もともと事務職の経験があり、パソコンスキルも高い人は問題ないですが、未経験の方は、パソコンスキルを身につけておいたほうが良いでしょう。

パソコンスキルを身につける講習は通信でも通学でも星の数ほどあります。また、お金をかけたくないなら、ハローワークの職業訓練学校を利用すれば無料で講習を受けることができます。まずは、パソコン講習が開催される予定がないかお近くのハローワークに電話してみましょう。

失業保険をもらいながら職業訓練学校でパソコンスキルを身につけるのが理想的です。既に、パソコンスキルをお持ちの方は、さらに上を目指し、パソコンスキル関連の検定や資格にチャレンジしてみてください。事務職のスペシャリストを目指しましょう!

事務職の種類によって必要な専門知識や経験は異なる!?

例えば、人事部の場合だと、お給料の計算や、社会保険、福利厚生関連まで業務に入ってくるので、ある程度、数字に強くなければなりません。また、保険の専門知識も必要になってきます。経理の場合だと、さらに数字を扱うことが多くなるので、数字に弱い人には厳しいかもしれません。

他にも、総務や秘書、営業事務などもありますが、同じように専門知識と経験は欠かせません。使ったことのある資格があれば、それを売りにすることが効果的です。どの事務職も専門的な知識と経験が求められることが多いので、最終的に行き着く先は一般事務となります。

「一般事務なら採用されやすいのかも?」と思ってしまいがちですが、実は一般事務ほど競争率の高いものはないのです。考えることは皆同じだし、スキルや資格がない方のほうが圧倒的に多いのです。

となると、一般事務の激しい競争率で勝ち上がるためには、最低でもパソコンスキルを持っていないとお話にならないということです。

パソコンスキルに加えて、過去の事務職の経験で、どのような形で業務に貢献することができたのか?どのような結果を出すことができたのか?をエピソードにして職務経歴書に記載するとライバルとの差別化を図ることができます。

事務職として貢献できる部分をアピールする

事務職に求められる資質は、どのような業務でも臨機応変に対応し、円滑に業務を進める環境が作れるという点です。そのためには、職務経歴書を工夫して作成する必要があります。普通に書いて提出しても、他の人との差別化を図ることができないので、面接試験まで進むことすらできないのです。

例えば、携わった業務ごとに分類して職歴を書いてみましょう。こうすることで、1番アピールしたい部分を目立たせることができるのです。もう1つ重要なことは、キャリアやスキルは応募する企業の業務と関連性のあるものを選び、アピールするという点です。

このような戦略をとれば、あなたが「即戦力として業務に貢献することができる!」というアピールになるのです。他にも、事務職として業務の効率化を実現するために努力や工夫をしたエピソードや、プロジェクトに裏方として携わった時の役割など、具体的なエピソードがあれば必ず伝えてください。

場合によっては、持っているキャリアやスキルよりもエピソードの方を高く評価される可能性があるからです。最後に、自分がその企業でどうやって成長していきたいのか?どんな目標や夢、理想があるのか?キャリアビジョンを加えておきましょう。

ライバルとの差別化を図るためには?

事務職の転職は、どうしても他の職種や職業に比べると、ライバルとの差別化が図りにくい面があります。まずは、それを打破しないと書類選考を突破するのも難しくなってしまうことでしょう。

事務職の転職でライバルとの差別化を図るためには、自分が1番得意とする業務を1つだけ選んで、それをメインに書くのが最善策です。例えば、パソコンで営業売上のデータを作成するのが得意なら、実際に自分で作成したデータをプリントアウトしたり、USBとパソコンを面接会場に持参してアピールしてみましょう。

これだけでも、かなり他の応募者と差をつけることができます。事務職に求められる能力で、ワード、エクセル、パワーポイントなどのパソコンスキルは欠かせないものとなります。

もし、未経験者でパソコン操作ができないなら、独学かスクールに通って、転職活動をしながらパソコンスキルを身につけておくと良いでしょう。要するに、事務職で転職を成功させたいなら、どの企業に応募する際も、最低限のパソコンスキルが求められるということです。

志望動機を作成する際の注意点

志望動機を作成する際は、前職の企業に対する不満を絶対に書いてはなりません。例えば、「ハードワークだったので・・・残業が嫌だったので・・・給料が少なかったので・・・」という理由で退職したと伝えてしまえば、確実に採用担当者に与える印象は悪くなってしまいます。

なぜなら、どんなに優良企業でも、どんなに人気企業でも、少なからず不満な部分があるからです。つまり、「この人は少しでも不満な部分があると、また、同じように退職してしまうのだろう・・・」という悪い印象を与えてしまうのです。

では、どのような志望動機と退職理由を書けば良いのでしょうか?例えば、こんな感じです。「前職では、不動産会社の営業事務を3年間やっておりました。もともと3年間の契約だったので、契約期間満了のため退職をしました。

上司にも同僚にも引きとめられたのですが、私は、もっと規模が大きいグローバルな展開をしている御社のような企業で自分の可能性を試してみたいと思い、転職を決意致しました。私のセールスポイントは、契約書類や顧客データの作成を正確に効率的に行える点です。

パソコンスキルもワード、エクセル、パワーポイントは仕事上で十分に使いこなせるほどのレベルです。数字にも強いほうです。昨年、宅地建物取引主任者の資格を取得しました。現在は、不動産鑑定士の資格に挑戦しています。

今回は、御社の求人広告を拝見し、私の経験とスキルを活かせると思い応募させていただきました。宜しくお願致します。」

臨機応変な要領の良さ、気配り、折衝力、コミュニケーション能力

事務職に求められる資質で、案外、軽視されてしまっているのが、臨機応変な要領の良さ、気配り、折衝力、コミュニケーション能力です。これら4つは事務職として長く働き続ける上で絶対に必要な能力となります。

まず、社内の様々な立場の人間と協調性を持って1つの業務をこなしていかなければならないので、臨機応変な要領の良さは絶対に必要です。個人プレーが好きでチームワークを乱すようなタイプは、事務職に向いていません。

次に気配りです。気配りは、上司や先輩だけでなく、顧客やクライアント、得意先の担当者にも気を配る必要があります。気配りができるセンスは1日や2日じゃ身につきません。日頃から、どんな人に対しても気配りができるように細かいことにも目を向ける習慣をつけましょう。

また、人の気持ちになって何事も考えることが重要です。次に、折衝力とコミュニケーション能力です。これも、社内、社外と問わず、必ず事務職に求められる能力となります。これら4つの能力が合わさってこそ、初めて事務職のプロフェッショナルになれるのだと思います。

事務職の経験がない場合は?

事務職の経験がない方でも、諦める必要はありません。アルバイトやパート、ボランティア経験、学生時代のサークル活動でも良いので、まずは、あなたがコミュニケーション能力を持っていることを採用担当者に伝えましょう。

アルバイトやパートのエピソードで接客力をアピールすることができれば、かなりの評価をいただくことができます。また、もう1つ重視して欲しいのが、応対力です。直接、お客様に接する時の応対力と、電話で会話する時の応対力をアピールしましょう。

最後に、最も基本的なことですが、応募する企業のリサーチを徹底的にすることです。応募する企業の業界全体の知識をすべて頭に詰め込んでおきましょう。

業界の中で、応募する企業はどれくらいの位置にいるのか?今後はどのような展開をしていくのか?をしっかりと把握し、面接でどのような部分を突っ込まれても即答できるようにしておきましょう。

要するに、事務職の求人を出している大半の企業は、「コミュニケーション能力と応対力と業界の専門知識」この3つがあれば、採用してくれる可能性は高いということです。ただし、人間性などヒューマンスキルに問題があるようなタイプは面接で落とされてしまうので要注意です。

どんな理由があろうとも、前職の悪口や機密事項をもらすような発言は控えましょう。また、応募する企業に電話をかける時や、面接時の礼儀やマナーも非常識だと不採用になってしまうので、そういった基本的なビジネスマナーをしっかりと身につけておきましょう。

事務職と営業職の転職事情の違いについて

事務職と営業職の決定的な違いは、実績を売上などの数字でアピールすることができないという点です。事務職の場合は、個人で達成した売上などは存在しないので、1つ1つの業務にどのような形で携わってきたのか?そのエピソードで勝負するしかないのです。

しかし、不利に感じることはありません。なぜなら、1つの実績を出すためには、営業職の実力だけではなく、裏方の事務職のサポートがあってこそだという事実を採用担当者も十分に理解しているからです。肝心なのは、どのような努力や工夫をして効果的なサポートができたか?という点です。

また、そのエピソードを上手な表現方法で伝えるプレゼン能力も評価の対象となります。どんなに素晴らしいエピソードを持っていても、それを職務経歴書や面接で採用担当者に伝えることができなければ意味がないのです。

エピソードを考える上で最も重視して欲しい点は、応募する企業が求めている人材をイメージして、それに近い能力をアピールすることです。正直、事務職の求人数の枠は営業職に比べると、非常に狭き門となっています。

そもそも、どんなに大きな企業でも、1度に大量の事務職が必要になることはないからです。その狭き門で採用を勝ち取るのは非常に難しいのです。しかし、最初から諦めてはダメです。やれることは全てやってみましょう。

競争率は高いですが、企業が求めているニーズをしっかりと把握し、それに見合った自分が持っているスキルや経験をエピソードに織り込んでアピールすれば良いのです。特に、パソコンスキルは歓迎されるので具体的にどんな能力を持っているのか書きましょう。

ワード、エクセル、パワーポイントなどのビジネスソフトが得意なら、それを書きましょう。タイピングが速くて誤字脱字もなく長文を打つことができるなら、それも大きな武器となります。TOEICなど語学が得意なら、積極的にその部分をアピールしましょう。

このように自分が持っている能力の中で、もっとも自信があるものをピックアップして、それをどうやって仕事に活かすことができたのか?をエピソードで伝えると効果的です。

なぜ、応募先企業を志望するのか?を明確にする

事務職の転職で失敗を重ねてしまうタイプで多いのが「事務職で転職できるなら、どの企業でも、どんな業務でもOKです」というスタンスの人です。「一刻も早く採用されたい・・・」という気持ちが強くなると、どうしても態度に、「どの企業でも良い」という気持ちが出てしまうのです。

それが採用担当者に伝わってしまえば、100%採用を手にすることはできないでしょう。なぜなら、採用担当者は何よりも志望動機を重要視するからです。どんなに優秀な人材でも、志望動機が弱いと良い印象を与えることができないのです。

なぜ、応募先企業に志望するのか?採用担当者を納得させる理由を考えてみましょう。経営理念、業務方針、取扱商品、サービス、社会貢献度など「共感できる部分や魅力に感じる部分」を具体的に記載しましょう。そうすることで、採用担当者を納得させることができます。

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